Kradljivci vremena

Mnogi poslovnjaci žale se na kroničan nedostatak vremena

Posla je puno, a vremena za obaviti sve u roku i na zadovoljavajuć način – nikad dosta.
Kako ukrotiti vrijeme? Koje vještine treba savladati ne bismo li dobili na vremenu? Kako izbjeći da nas već u ponedjeljak ne zaboli glava od pomisli na to koliko je posla pred nama?
Prvenstveno moramo poraditi na tome da povećamo svoju radnu efikasnost – raznim metodama koje će nam omogućiti više vremena i osobnog zadovoljstva. Drugo, moramo staviti pod kontrolu tzv. kradljivce vremena. To su sve one aktivnosti koje sustavno i kontinuirano troše naše vrijeme, a ne dovode nas do željenih ciljeva. Koje su to aktivnosti?

Telefonski razgovori
Svaki telefonski razgovor nema jednaku važnost. Razlučite hitne i važne razgovore od onih koji to nisu. Razgovore treba maksimalno skratiti – predugi, nepovezani, preopširni razgovori nikome nisu od koristi, a ne biste vjerovali koliko vremena oduzimaju.

Sastanci
Posljedica loše vođenog, odnosno sastanka ‘bez glave i repa’, nepridržavanje dnevnog reda, krivi sudionici, previše vanjskih podražaja koji ometaju koncentraciju sudionika, dosađivanje, nepridržavanje određenog vremena održavanja (početka i kraja sastanka) i sl.- gubitak su vremena za većinu sudionika.

Prioriteti
Ako ne poslažemo dobro prioritete i ne razlikujemo što je bitno, a što ne – vrijeme nikako neće biti na našoj strani.

Komunikacija
Komunikacijski kradljivci vremena su: nedovoljno ili pak pretjerano komuniciranje, odgađanje odluka ili rješenja, loš izbor medija za komunikaciju, problemi u izražavanju i jeziku (nejasno izražavanje, pretpostavljanje i sl.).

Otvorena vrata
Osobe koje dozvoljavaju ulazak u svoj ured u svako vrijeme prisiljene su na česte prekide u radu, što značajno produžuje vrijeme obavljanja nekog posla. Radni se zadaci tada gomilaju, osjećaj frustracije raste, a mi zbog toga ostajemo duže na poslu i vrtimo se u začaranom krugu.

Računalo
Često provjeravanje mailova, odgovaranje na mailove, nepoznavanje svih mogućnosti programa, isprobavanje funkcija i sl. odvlače nas od posla i dekoncentriraju.

Traženje stvari
Provedena istraživanja pokazala su kako puno vremena gubimo u potrazi za stvarima – na stolu, po ladicama, po fasciklima, u ormarima… Dobro organiziran radni prostor, uredan i logično posložen omogućava svakome da u najkraćem roku dođe do potrebnih stvari (spisa, dokumentata i sl.).
Predugo i bezuspješno traženje onoga što nam treba rezultira lošim raspoloženjem, nervozom i neobavljanjem radnih zadataka u određenom vremenu.

Delegiranje poslova
Neke su osobe uvjerene da će same bolje i brže obaviti posao jer često prevladava mišljenje da su uspješni samo oni koji samostalno obavljaju većinu zadataka. Kratkoročno i u određenim situacijama to može biti istina, ali činjenica jest da se delegiranjem poslova može dosta uštedjeti na vremenu.