Poslovni telefonski razgovor

Danas je telefon jedno od najučestalijih sredstava komuniciranja u poslovnom svijetu. Prethodi gotovo svakom poslovnom susretu ili sastanku. Postoji nekoliko pravila za dobru komunikaciju putem telefona.
Pretpostavljate li da će tema razgovora dovesti do dužeg razgovora putem telefona, poželjno je najaviti razgovor i dogovoriti vrijeme za razgovor (svojevrstan telefonski sastanak)

Pozdrav, predstavljanje i uvod

Putem telefona trebate biti kratki i jasni. Važno je pozdraviti, predstaviti se, navesti tvrtku iz koje zovete i svoju fuunkciju i tek potom zatražiti osobu s kojom želite obaviti razgovor (npr. „Dobar dan, ja sam P.P. iz tvrtke XY, voditelj projekta za …, željela bih razgovarati sa gospodinom T.T. iz odjela marketinga“). Kada na telefon dobijete željenu osobu, ponovite tko ste i prijeđite na predmet – razlog poziva.

Javi li vam se neka druga osoba (tajnik, kolegica ili dr.) opet pozdravite, predstavite se i zatražite da vas spoje sa traženom osobom. Ponovite razlog zbog kojeg zovete. Ako osoba koju tražite nije dostupna, imate nekoliko mogućnosti: ponovni poziv, molba za povratnim pozivom, ostavljanje poruke.

Ako ste vi u ulozi nazvane osobe, na poziv odgovorate pozdravom i nazivom tvrtke u kojoj radite, svojim imenom i zamolbom osobi koja vas je nazvala da izrazi razlog zvanja (”Dobar dan, xy-prodaja”, M.M. pri telefonu, izvolite ili kako vam mogu pomoći?“). Ako trenutak poziva nije pogodan, ljubazno zamolite drugu stranu da se čujete u naknadnom terminu ili predložite neko drugo rješenje (neka osoba nazove vas, dogovorite sastanak ili nešto slično).

Razgovor

Vrlo je važno da vaš glas bude ugodan i da dikcija bude u skladu sa značenjem riječi. Imajte na umu vremensko trajajnje razgovora. Budite aktivni sudionik razgovora i izbjegavajte monotoniju. Ukoliko osjetite da vaš sugovornik nema vremena za daljnji razgovor, ubrzajte izlaganje ili predložite razgovor u neko drugo vrijeme.

Kraj razgovora

Na kraju razgovora pristojno je reći nešto uljudno ili pak izraziti neku dobru želju („ Drago mi je da smo se čuli“ ili „Želim Vam ugodan nastavak radnog dana.“). Kada je razgovor okončan spuštamo slušalicu. Ukoliko smo sugovorniku obećali da ćemo se javiti ili da ćemo nešto učiniti (poslati, urediti, obavijestiti i sl.) to obavezno moramo i učiniti.