Poslovni e-mail

E-mail komunikacija još uvijek je najrašireniji je vid komunikacije na Internetu.

Gotovo je nezamislivo da netko u poslovnom svijetu nema svoju e-mail adresu ili da se ne zna služiti e-mail komunikacijom.

Prednosti e-mail komuniciranja u odnosu na komuniciranje telefonom su: pisane poruke jednostavnije se mogu razmotriti i dokumentirati, a lakše se provjeravaju i točnost informacija i informacije o pošiljatelju e-mail poruke (koristeći se poslovnim bazama podataka na računalu ili pak putem Internet pretraživača). Uz to, e-mail komunikacija ostavlja vam više vremena za odgovor.

E-mail može sadržavati (hvatski – engleski):

• Prilog – Attachment ili znak spajalice (neobavezno)
• e-mail adrese primatelja – To
• e-mail adrese kopija – Cc (neobavezno)
• naslov poruke – Subject
• e-mail adresa pošiljatelja – From
• sadržaj poruke
• datum i vrijeme prijenosa dodjeljuju se automatski

From
U polje ‘From’ upišite vaše puno ime i prezime. Upisivanjem samo imena (bez prezimena ili e-mail adrese) ostavljate dojam osobe koja ne poznaje osnove konfiguriranja e-mail programa ili osobe koja nešto skriva. Polje ‘From’ postavlja se samo inicijalno prilikom konfiguriranja e-mail programa.

To
U polje ‘To’ upisuje se adresa jednog ili više primatelja. One trebaju biti odijeljene znakom točka-zarez ili zarezom ovisno o e-mail programu. Ukoliko je izvor adrese vaš adresar, uvjerite se da je u polje upisano puno kontaktno ime primatelja.

Cc kopija (carbon copy)
Polje ‘Cc’ koristite kada je potrebno kopiju maila dostaviti i na dodatne mail adrese.. U ovom slučaju poželjno je da se primatelji sa liste međusobno poznaju ili su predstavljeni jedni drugima i nemaju potrebu za skrivanjem internet adrese pred ostalim primateljima. Ukoliko je mail izrazito namijenjen nekoj osobi, izbjegavajte korištenje ‘Cc’ polja za takve stvari – koristite ‘To’ polje.

Bcc kopija (black carbon copy)
‘Bcc’ polje koristite kada šaljete vaš e-mail grupi primatelja koji se međusobno ne poznaju ili ukoliko ne želite da primatelji znaju tko je primio kopiju maila

Kako mora biti napisan poslovni e-mail?

Jasnoća i kociznost
Prije slanja e-maila, dokument valja pomno pročitati i ispraviti eventualne pogreške. Pokušajte svakako izbjeći ponavljanje.Kao i kod pisma, duljina maila nije ograničena.

Naslov poruke
Naslovljavanje e-mail poruke pomaže primatelju da brže razabere važnost dopisa. Npr. Cjenik za 2012.godinu, Kupoprodajni ugovor, Zaključci sa sastanka održanog 12.travnja.2012. i sl.

Predstavljanje, pozdrav, završetak
Vaša poslovna adresa može biti ujedno i vaše ime kao pošiljatelja, ali to nije pravilo. Započnite mail pozdravom. Potpišite se imenom, prezimenom i kontaktnim podacima. Većina e-mail programa podržava i mogućnost da automatizirate dodavanje vašeg potpisa na dno svakog izlaznog maila (signature). U taj potpis odmah možete uključiti sve navedeno, uključujući i ime ili logotip tvrtke i vašu titulu. Ponekad u potpisu mogu stajati i pravne napomene kojima se tvrtka zaštićuje.. Duljina potpisa nije ograničena.
Prije potpisa (ili uključen u potpis) treba stajati pozdrav (Lijep pozdrav, Pozdrav, S poštovanjem i sl.)

Profesionalnost i personalizacija e-maila
Referirajte se na prethodni mail ili uključite prethodnu korespondeciju ukoliko je važna za komunikaciju uz pomoć reply opcije, ostanite profesionalni i izbjegavajte emotivno izražavanje i simbole (npr. smiley). Takav pristup ne isključuje osobnost. Učinite li to s mjerom i stilom vaš e-mail može dobiti notu prepoznatljivosti i vašeg osobnog stila. Ton vašeg e-maila može biti onoliko casual i osoban koliko je to vaš odnos sa osobom kojoj je upućen.

Odgovaranje na e-mail i auto-odgovor
Vrlo je važno odgovoriti na mail unutar 24 sata ili jednog radnog dana. Ukoliko je e-mail označen kao hitan pokušajte to učiniti i puno ranije.Ukoliko niste u mogućnosti odgovarati na e-mailove zbog izostajanja iz ureda postavite auto-odgovor kojim obavještavate pošiljatelje kako niste u mogućnosti odgovoriti na e-mail i u kojem ih obavještavate o alternativnom kontaktu.

Privatnost e-maila
Ne komunicirajte sadržaj koji bi mogao naštetiti vašem ugledu ili utjecati loše na vašu karijeru. Ukoliko postoji bilo što kompromitirajuće za vas, šaljite to (ako morate) sa svog osobnog maila, a ne sa poslovnog.

Privitak (attachment)
Pristojna veličina privitka je 1 MB do maksimalnih 5 MB (za korisnike brzih veza). Za veće privitke poželjno je tražiti suglasnost primatelja. Privitak je u pravilu ograničen na nekih 20Mb pa ne pokušavajte slati veće privitke.

Običan tekst (plain text)
Šarolike pozadine, dodavanje atraktivnih elemenata, neobični fontovi i sl. pokazatelj su nepoznavanja poslovne kulture. Uz to, takvi e-mailovi zauzimaju više mjesta u elektronskom pretincu, a neki primatelji imaju problema i sa prikazivanjem takvih tekstova. Najbolje je držati se običnog (plain) teksta.

Pozicioniranje e-mail korespondencije
E-mail aplikacije pružaju vam mogućnost pozicioniranja vašeg odgovora na vrhu (top posting) ili na dnu (bottom posting) dotadašnje korespondencije. Ispravna su oba oblika, a preglednosti radi preporučuje se e-mail novijeg datuma pozicionirati na vrh (top posting).